Wil jij ook communiceren en onderzoek doen als een pro? Check dan de Scriptie Starterskit.



Het doen van onderzoek is al moeilijk genoeg, maar bij het doen van praktisch onderzoek ben je ook nog eens afhankelijk van allerlei mensen binnen en soms ook buiten je bedrijf. Voor een goed onderzoek heb je van allerlei mensen iets ‘nodig’, en liever vandaag dan morgen.

Maar: mensen reageren traag of – erger nog – helemaal niet op je e-mails… Je stuurt een reminder, soms krijg je een korte reactie, soms blijft het stil. Soms heb je een belangrijk persoon nodig, bijvoorbeeld uit het management – hopen dat hij of zij wel reageert…

Dit kan anders!

Hieronder leg ik je uit hoe jij, door professioneel en concreet te communiceren, zo’n beetje iedereen binnen korte tijd ‘ja’ kunt laten zeggen tegen jouw verzoeken en vragen.

Maar hoe doe je dat?

Laten we eerst stilstaan bij de gedachten die veel studenten hierbij hebben, namelijk:

  • ‘Deze persoon is veel te druk, die gaat mij nooit helpen!’
  • ‘Ik ben maar een student, hij/zij gaat nooit tijd voor mij vrijmaken!’

Dit zijn allemaal legitieme gedachten, maar uit mijn ervaring is gebleken dat ze niet helemaal juist zijn. Integendeel, wanneer je oprechte interesse toont in iemand, en dat op een vriendelijke, professionele en niet dwingende manier communiceert, dan zul je zien dat mensen vaker wel dan niet bereid zijn om je te helpen of met je mee te denken.

Vergeet echter nooit: omdat jij degene bent die graag iets wilt van de ander, is het jouw taak om het leven van de ander (lees: hoe hij/zij jou kan helpen) zo makkelijk mogelijk te maken. Hoe meer/minder je dat doet, hoe groter/kleiner de kans op succes.


This is how it works:

1. Voorbereiding

Voordat je je mail stuurt, moet je je vragen al hebben staan. Stel, bijvoorbeeld, dat deze persoon direct reageert – dan wil jij meteen kunnen reageren met goede, dus van tevoren bedachte vragen. In zo’n geval heb je iemand’s aandacht, en dan wil je meteen kunnen reageren.

Voorbeeld e-mail:

Hieronder een voorbeeld van hoe zo’n mail eruit kan zien – deze heb ik geadresseerd aan een fictief persoon. (Tip: stuur je e-mail altijd vanaf je studenten- of werkadres.)


-----------------------------------------


Geachte heer Jansen,

Mijn naam is Piet Pietersen en ik ben student Bedrijfskunde aan de Hogeschool Utrecht en stagiair op de afdeling Marketing van Dauwe Herberg. Ik heb uw e-mailadres verkregen via Jan Steen (kennis/collega/website/receptie/etc).

Momenteel doe ik voor mijn scriptie onderzoek naar het verband tussen social media-marketing en de maandelijkse verkoop van koffiebonen onder consumenten op Facebook, en de mogelijkheden de verkoop middels deze marketing te verhogen.

Jan vertelde mij dat u hier enorm veel van af weet, voor ook gezien uw betrokkenheid bij het Media2030-project waar ik in april een week ga meedraaien, en ik zou hier in het kader van mijn scriptie heel graag eens met u over spreken.

Ik vroeg mij daarom af of u donderdag aanstaande om 10 of 11 uur, of later, misschien tijd heeft voor een (kort) kopje koffie of telefoontje, waarbij ik u 3-5 vragen zou kunnen stellen? Ik ben ook vrijdag de hele dag beschikbaar, en volgende week maandag de hele middag. Andere dagen of tijden kunnen ook wat mij betreft: ik stel mij graag flexibel op!

Ik zou het erg leuk vinden om van u een reactie te krijgen, maar zo niet – geen enkel probleem natuurlijk en in ieder geval bedankt!

Met vriendelijke groet,

Piet Pietersen

PS: Ik kan me voorstellen dat u druk bent, dus ik zou u mijn vragen ook via de e-mail kunnen sturen. Nogmaals dank!


-----------------------------------------


Mijn ervaring is dat mails als deze een succesrate hebben van ongeveer 70%. Dit is waarom:

  1. De meeste mensen stellen twee vragen wanneer ze een e-mail van een onbekende krijgen: a) wie is dit?, en b) hoe kom je aan mijn gegevens? Deze vragen adresseer je daarom als eerste.
  2. Je bent oprecht geïnteresseerd, anders heeft het ook geen zin om deze persoon te mailen. Door een specifieke interesse, een project, of een kennis- of ervaringsgebied te benadrukken, laat je niet alleen zien dat je tijd en moeite in je mail hebt gestoken; je creeërt ook goodwill en maakt het logisch(er) om in contact te zijn.
  3. Je geeft specifiek aan waar je graag contact over wilt. Als je dit nog niet weet, bedenk iets!
  4. Je geeft aan dat je maar een beperkt aantal vragen hebt. Door een aantal neer te zetten, in plaats van ‘een paar’, is je verzoek overzichtelijk en behapbaar. Je kan altijd nog doorvragen wanneer je contact hebt, maar voor zo’n eerste contact wil je het klein houden.
  5. Je maakt het hem/haar zo makkelijk mogelijk om ‘ja’ te zeggen op je verzoek. Je bent specifiek in je dagen en tijden, maar ook flexibel. Hoe meer denkwerk je de geadresseerde uit handen neemt – remember: deze persoon is druk – hoe groter de kans op een ‘ja’. Door de PS (optioneel) toe te voegen, geef je hem/haar nog een extra optie als afspreken of bellen hem/haar niet uitkomt.
  6. Omdat je deze persoon zeer waarschijnlijk niet kent, houd je het luchtig. Hoewel je natuurlijk heel graag reactie wilt, wil je vooral niet ‘pushy’ overkomen. ‘Geen enkel probleem’ als het niet lukt dus: deze persoon is jou niks verplicht.

    -----------------------------------------

Hieronder een template welke je als voorbeeld kunt overnemen.

Ik raad je aan deze niet letterlijk over te nemen. Als iemand anders voor jou dit template al heeft gebruikt, en de geadresseerde krijgt 2 keer zo’n zelfde mail, dan is zijn/haar eerste gedachte: ‘je hebt niet eens de moeite genomen om ‘m aan te passen’. Zijn/haar reactie: Delete.

Hanteer dus vooral je eigen stijl, rekening houdend met de principes die ik hierboven noem.

Stuur de mail wanneer deze de grootste kans heeft gelezen te worden. Dus niet op vrijdagmiddag of in het weekend, maar wel rond de lunch op andere werkdagen.


-----------------------------------------


Geachte heer/mevrouw [achternaam],

Mijn naam is [naam] en ik ben student [opleiding] op de [onderwijsinstelling] Ik heb uw e-mailadres verkregen via [persoon/website/elders]. 🡨 Let op: als jullie een gezamenlijk contact hebben, is je slagingskans groter.

Momenteel doe ik voor mijn scriptie onderzoek naar [onderwerp scriptie]. In dat kader kwam ik uw [artikel/interview/blog/etc.] tegen in [tijdschrijft/magazine/website/etc.]. Vooral uw ideeën over [onderwerp] vond ik erg interessant! Gezien uw ervaring en kennis op dit onderwerp, zou ik hier in het kader van mijn scriptie heel graag eens met u over van gedachten wisselen.

Ik vroeg mij daarom af of u [dag] om [tijd] of later misschien tijd heeft voor een (kort) kopje koffie of telefoontje, waarbij ik u 3-5 vragen zou kunnen stellen? Ik ben ook [andere dag] de hele dag beschikbaar.

Ik zou het erg leuk vinden om van u een reactie te krijgen, maar zo niet – geen enkel probleem natuurlijk en in ieder geval bedankt!

Met vriendelijke groet,

[naam]

PS: Ik kan me voorstellen dat u druk bent, dus ik zou u mijn vragen ook via de e-mail kunnen sturen. Nogmaals dank!


-----------------------------------------


Krijg je geen reactie?

Stuur dan na 2/3 werkdagen deze mail:


-----------------------------------------


Geachte heer/mevrouw [achternaam],

Even een mailtje om te voorkomen dat mijn vorige onderaan uw inbox belandt :).

Met hartelijke groet,

[naam]


-----------------------------------------


Ga je geadresseerde vooral niet ‘guilttrippen’ met zinnen als: ‘ik heb nog steeds geen reactie van u gehad’. Gewoon relaxed, niet pushy, slechts een vriendelijke en korte reminder. Juist drukke mensen kunnen zoiets waarderen: je helpt hen vriendelijk ergens aan te herinneren.

Voorkom one-itis

Wanneer je nog geen reactie krijgt, kun je na 3-4 werkdagen nog eens een vriendelijke reminder sturen. Als je hier geen reactie op krijgt, kun je het beter laten rusten. Niet iedereen is in staat of de gelegenheid om te reageren. Zet je zinnen zo mogelijk dan ook nooit op één persoon, maar kijk vooral verder.

Mocht deze persoon binnen je bedrijf werken en heb je hem/haar toch echt nodig voor je onderzoek? Bespreek dit dan met je begeleider: laat zien welke mails je al hebt gestuurd en vraag vriendelijk om hulp of alternatieven.

Heeft deze aanpak je geholpen? Of heb je vragen of opmerkingen, stuur me een mailtje op tim [at] teachmehowtodothat.com!